Duplikat faktury a KSeF
Faktura wystawiona w KSeF nie ginie — jest w systemie przez 10 lat, a nabywca ma do niej dostęp. Zamiast duplikatu podaj klientowi numer KSeF lub przekaż wizualizację. Błąd „Duplikat faktury” (440) to co innego — oznacza powtórzony numer.
Najważniejsze w skrócie
- Dla nabywcy z NIP datą otrzymania faktury jest data nadania jej numeru KSeF.
- Faktury w KSeF są przechowywane przez 10 lat.
- Nabywca może otrzymać wizualizację faktury dopiero po nadaniu numeru KSeF; wizualizacja zawiera numer KSeF i kod QR.
- Błąd 440 „Duplikat faktury” oznacza, że w KSeF jest już faktura tego sprzedawcy z tym samym numerem.
Jak wygląda proces wystawiania duplikatu faktury w KSeF?
W Krajowym Systemie e-Faktur nie ma potrzeby wystawiania duplikatu faktury, ponieważ wszystkie faktury są przechowywane w systemie przez 10 lat. Nabywca z NIP ma dostęp do faktury, a datą jej otrzymania jest data nadania numeru KSeF. Zamiast duplikatu, sprzedawca powinien przekazać klientowi numer KSeF lub wizualizację faktury.
Co zrobić w przypadku zgubienia faktury sprzed KSeF?
W przypadku zgubienia faktury sprzed wprowadzenia KSeF, sprzedawca powinien wystawić nową fakturę, oznaczając ją jako duplikat. Klient nie ma dostępu do systemu KSeF w odniesieniu do tych faktur, dlatego ważne jest, aby zachować dokumentację w inny sposób. Warto skonsultować się z księgową w celu ustalenia najlepszej procedury.
Jakie są konsekwencje błędu 440 w KSeF?
Błąd 440 „Duplikat faktury” oznacza, że w systemie KSeF znajduje się już faktura tego sprzedawcy z tym samym numerem. W takiej sytuacji należy sprawdzić, czy numer faktury jest unikalny. W przypadku potrzeby wystawienia nowej faktury, należy zmienić numer, aby uniknąć tego błędu.
Czy duplikat faktury musi być w KSeF?
Duplikat faktury nie musi być przesyłany do KSeF, ponieważ system przechowuje oryginalne faktury przez 10 lat. W przypadku wystawienia duplikatu, sprzedawca powinien zadbać o jego poprawne oznaczenie oraz informację dla nabywcy o dostępności oryginalnej faktury w KSeF. Warto również zwrócić uwagę na poprawność numeracji faktur.
Najczęstsze pytania
Jak długo faktury są przechowywane w KSeF?
Jak uzyskać wizualizację faktury w KSeF?
Co zrobić, jeśli klient zgubił fakturę?
Jakie są zasady dotyczące numeracji faktur w KSeF?
Czy duplikat faktury sprzed KSeF musi być przesyłany do systemu?
Potrzebujesz pomocy księgowego?
Zostaw krótki opis problemu i kontakt — przekażemy zgłoszenie biuru rachunkowemu, które pomaga przy KSeF.
Źródła
Aktualizacja: 31 października 2026 r. · Jak weryfikujemy dane