KSeF — co to jest i jak działa

KSeF (Krajowy System e-Faktur) to system Ministerstwa Finansów, przez który firmy wystawiają i odbierają faktury w formacie XML. Faktura istnieje dopiero, gdy KSeF nada jej numer.

Do limitu 10 000 zł nie liczy się sprzedaży dla konsumentów, z kasy rejestrującej ani paragonów z NIP do 450 zł.

Najważniejsze w skrócie

Od 1 lutego 2026 r. KSeF jest obowiązkowy dla podatników, których wartość sprzedaży (z VAT) w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł.
Od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy muszą odbierać faktury przez KSeF.
Od 1 kwietnia 2026 r. KSeF obowiązuje pozostałych przedsiębiorców i wystawiających faktury.
Od 1 stycznia 2027 r. KSeF obejmuje podatników, których miesięczna sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto; do 31 grudnia 2026 r. mogą oni wystawiać faktury poza KSeF.
Od 1 lutego 2026 r. jedyną strukturą faktur ustrukturyzowanych jest FA(3) — także dla korekt i faktur rozliczających do faktur wystawionych wcześniej w FA(2) lub FA(1).
FA(3) to plik XML zgodny ze strukturą logiczną opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na ePUAP 25 czerwca 2025 r.

Na czym polega KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma stworzona przez Ministerstwo Finansów, która umożliwia wystawianie i odbieranie faktur w formacie XML. W systemie tym faktura zyskuje ważność dopiero po nadaniu jej numeru przez KSeF. Każda faktura jest przechowywana w systemie przez 10 lat, co ułatwia archiwizację i kontrolę dokumentów.

Jak działa KSeF?

Wystawienie faktury w KSeF polega na utworzeniu pliku XML zgodnego z określoną strukturą. Od 1 lutego 2026 r. jedyną obowiązującą strukturą będzie FA(3), która zastąpi wcześniejsze wersje. Nabywca otrzymuje fakturę w momencie nadania jej numeru przez KSeF, co oznacza, że proces odbioru jest zautomatyzowany.

Kto musi korzystać z KSeF?

Obowiązek korzystania z KSeF dotyczy wszystkich podatników. Od 1 lutego 2026 r. przedsiębiorcy, których wartość sprzedaży w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł, będą musieli wystawiać i odbierać faktury przez KSeF. Od 1 kwietnia 2026 r. system obejmie pozostałych przedsiębiorców, a od 1 stycznia 2027 r. także tych, których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 000 zł brutto.

Co zmienia się dla firm?

Wprowadzenie KSeF wymusi na przedsiębiorcach zmianę sposobu wystawiania i odbierania faktur. Firmy będą musiały dostosować swoje systemy księgowe do wymagań KSeF oraz nauczyć się obsługi nowych narzędzi, takich jak Aplikacja Podatnika KSeF. Dla wielu przedsiębiorców oznacza to również konieczność przeszkolenia pracowników w zakresie korzystania z systemu.

Najczęstsze pytania

Co to jest KSeF?

KSeF to Krajowy System e-Faktur, który umożliwia wystawianie i odbieranie faktur w formacie XML przez Ministerstwo Finansów.

Jakie są korzyści z korzystania z KSeF?

KSeF zapewnia automatyzację procesu wystawiania i odbierania faktur, a także ułatwia archiwizację dokumentów przez 10 lat.

Kiedy KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców?

KSeF będzie obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców od 1 kwietnia 2026 r.

Jakie struktury faktur będą obowiązywać w KSeF?

Od 1 lutego 2026 r. jedyną obowiązującą strukturą faktur w KSeF będzie FA(3).

Jak długo KSeF przechowuje faktury?

Faktury w KSeF są przechowywane przez 10 lat.

Jakie narzędzia oferuje Ministerstwo Finansów do korzystania z KSeF?

Ministerstwo Finansów oferuje bezpłatne narzędzia, takie jak Aplikacja Podatnika KSeF, aplikacja mobilna KSeF oraz e-mikrofirma w e-Urzędzie Skarbowym.

Potrzebujesz pomocy księgowego?

Zostaw krótki opis problemu i kontakt — przekażemy zgłoszenie biuru rachunkowemu, które pomaga przy KSeF.

Źródła

Aktualizacja: 31 października 2026 r. · Jak weryfikujemy dane